Künstliche Intelligenz hat für viel Wirbel in der letzten Zeit gesorgt, doch so langsam siegt die Macht der Gewohnheit. Nicht nur als hilfreiche Quelle innerhalb ChatGPT, sondern auch in Verknüpfung mit den alltäglichen Arbeitsprozessen im Büro findet KI immer mehr einen Platz als ein effizienter Helfer. Beispielsweise revolutioniert KI die Art und Weise, wie Unternehmen mit Microsoft Dynamics 365 arbeiten. Von der automatisierten Belegerfassung bis hin zu intelligenten Bestellvorschlägen: KI-Agenten entlasten Teams, steigern die Effizienz und sorgen für bessere Entscheidungen. Doch wie sieht das konkret in der Praxis aus?                                                                                                   

Beispiele für KI-Agenten in Dynamics 365

In Dynamics 365 unterstützen die sogenannten KI-Agenten in folgenden Punkten:

  • Automatisierte Belegerfassung:
    KI-gestützte Lösungen lesen Eingangsrechnungen direkt aus E-Mails aus, extrahieren relevante Daten mittels OCR-Technologie und legen diese automatisch im System ab. So werden Dokumente nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier verarbeitet und archiviert.
  • Intelligente Bestellvorschläge:
    Basierend auf aktuellen Lagerbeständen, Verkaufszahlen, offenen Aufträgen sowie dynamischen Bedarfsprognosen schlägt das System automatisch Nachbestellungen vor. Das sorgt für optimale Lagerhaltung und vermeidet Engpässe oder Überbestände.
  • Spracherkennung:
    Moderne KI-Agenten ermöglichen es, per Sprachbefehl Daten zu erfassen oder Berichte zu generieren – ein echter Produktivitätsbooster, besonders für Außendienst und Management.
  • Chatbots:
    Im System integrierte Chatbots beantworten Standardfragen von Mitarbeitenden oder Kunden direkt und rund um die Uhr. Sie entlasten Support-Teams und steigern die Servicequalität.

 

Praxisbeispiel: Wie hilft KI bei einem Bestelleingang im E-Mailformat?

Hier ein alltägliches Beispiel für den Einsatz der KI. Eine Kundenbestellung geht als E-Mail in Ihr Postfach ein. Folgende Schritte werden nun vom KI-Agenten übernommen: 

  • E-Mail-Analyse:
    Der Agent sortiert die eingehenden E-Mails im Unternehmenspostfach und erkennt automatisch Bestellungen.
  • Datenextraktion:
    Relevante Informationen wie Artikelnummer, Menge und Lieferadresse werden aus der E-Mail extrahiert und mit den Kundendaten im System abgeglichen.
  • Anlage im ERP:
    Die Bestellung wird direkt als Vorgang im ERP-System angelegt, zur Freigabe bereitgestellt und kann sofort weiterverarbeitet werden – von der Verfügbarkeitsprüfung bis zur Auftragsbestätigung an den Kunden.

Das Ergebnis: Der gesamte Bestellprozess läuft nahezu automatisch ab. Eingreifen müssen Mitarbeitende nur noch bei Ausnahmen oder zur finalen Freigabe.

 

 Vorteile für Unternehmen

  • Zeitersparnis:
    Routineaufgaben werden automatisiert, sodass sich Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
  • Fehlerreduktion:
    Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung minimieren Übertragungsfehler und sorgen für konsistente Datenqualität.
  • Bessere Entscheidungen:
    KI-gestützte Analysen liefern fundierte Prognosen und Empfehlungen, die eine optimale Steuerung von Lager, Vertrieb und Finanzen ermöglichen.
  • Skalierbarkeit:
    Die cloudbasierte Infrastruktur von Dynamics 365 und die flexiblen KI-Agenten wachsen mit den Anforderungen des Unternehmens – ohne aufwändige IT-Projekte oder zusätzliche Ressourcen.

Fazit:
Die smarten KI-Agenten in Microsoft Dynamics 365 helfen die Mitarbeiter zu entlasten, automatisieren Prozesse und können die Basis für datengetriebene Entscheidungen schaffen.