Document Archive

Revisionssichere Archivierung von Document Capture-Belegen für Microsoft Dynamics NAV

Sie bekommen Eingangsrechnungen und Gutschriften sowie auch Bestellungen in Papierform oder per E-Mail? Diese liegen Ihnen nach Verarbeitung mit Document Capture in digitaler Form vor! Gehen Sie den konsequenten nächsten Schritt und archivieren Sie diese revisionssicher in einem digitalen Archiv. Nutzen Sie dieses Add-on Modul als Einstieg in die elektronische Archivierung/DMS. Ein klassisches Dokumenten-Management Projekt kann zu einem späteren Zeitpunkt mit einem beliebigen System anderer Hersteller jederzeit erfolgen.

Document Archive ist ein zertifiziertes, revisionssicheres Archivsystem, welches sich nahtlos in Continia Document Capture integrieren lässt. Durch die verwendete WebDAV Technologie verhält sich Document Archive wie ein normales Dateisystem und die Mitarbeitenden können wie gewohnt auf die darin enthaltenen Daten zugreifen.Durch den Einsatz eines zertifizierten, revisionssicheren Archivs in Verbindung mit Document Capture haben Sie nicht nur die Möglichkeiten einen papierlosen Prozess abzubilden, sondern können sich nach vorheriger Abstimmung mit einem Wirtschafts-/Betriebsprüfer auch die klassische Papierablage sparen.

Mit Document Archive sind die Mitarbeitenden weiterhin in der Lage, direkt aus ihrer gewohnten Dynamics NAV Anwendung heraus, auf alle archivierten Document Capture Belege zuzugreifen – die Verwendung einer Dritt-Anwendung ist nicht notwendig.

Nutzen:

  • Das digitale Archiv enthält sämtliche PDF-Dateien und gescannte Dokumente
  • Original PDF-Rechnung können einfach über die veröffentlichte Rechnungskarte oder das allgemeine Eintragsbuch in Microsoft Dynamics NAV aufgerufen werden
  • Das digitale Archiv ist vollständig katalogisiert, so dass nach Texten in Dokumenten gesucht werden kann, selbst wenn die Information nicht in ein Feld von Microsoft Dynamics NAV übertragen wurde

Funktionsweise:

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