Mit Workflow Archive können Sie über Document Capture verarbeitete Belege im Microsoft Dynamics NAV oder BC direkt integriert in einem elektronischen Dossier ablegen.
Zentrale Verfügbarkeit zählt zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Archivierung. Dabei werden alle Dokumente standortübergreifend automatisch in digitale Akten eingeordnet. So hat jeder Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und kann in diesen noch nach Jahrzehnten blättern.
Gesetzliche Anforderungen spielen bei der Archivierung eine entscheidende Rolle. Dies wird durch die rechtssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf zertifizierten Storage-Systemen in Kombination mit dem Compliancekonformen Schutz vor Veränderung ermöglicht.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Ihre abgelegten Unterlagen und Daten vor nachträglichen Änderungen und Manipulationen geschützt sind. Revisionssicherheit unterliegt gesetzlichen Anforderungen, die in den GoBD festgelegt sind.
Höchste Sicherheit für Ihre Daten und sämtliche Dokumente ist Voraussetzung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD). Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer hat das Dokumentenmanagement-System hinsichtlich der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auf Basis der GoBD beurteilt. Das Gutachten bestätigt die Basis für eine revisionssichere Archivierung, sofern der Anwender das System sachgerecht anwendet.
Die Schwierigkeit bei der Einführung von digitalen Systemen ist oftmals die fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Eine plötzlich neue Arbeitsumgebung und fremde Arbeitsprozesse erscheinen wie eine unüberwindbare Hürde. Dabei ist die Änderung in vielen Fällen gar nicht so groß. Microsoft Office 365, digitale Kundenordner und Exceltabellen für das Fristenmanagement gehören schon zum Alltag. Das DMS baut auf diesem Fundament auf, automatisiert viele lästige Arbeitsschritte und bringt die digitalen Arbeitsschritte in einen sinnvollen Workflow. So müssen Sie sich nicht an ein neues System anpassen oder in ein neues Programm einarbeiten, sondern können weiterhin auf Ihre Favoriten setzen und künftig noch effizienter innerhalb Ihrer gewohnten Umgebung arbeiten.
DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Funktionsweise:
